Selisih Stok: 7 Penyebab Stok Tidak Sesuai dan Cara Mengatasinya

Selisih stok terjadi saat jumlah barang di catatan atau aplikasi kasir berbeda dengan yang ada di rak. Biasanya penyebabnya salah satu dari tujuh hal: barang masuk tidak dicatat, penjualan lewat item manual, salah satuan, barang rusak tidak dicatat, dipakai sendiri, salah input saat opname, atau barang hilang.

Kabar baiknya, sebagian besar selisih bisa dilacak dan dicegah dengan kebiasaan kecil. Di bawah ini ada cara mengenali tiap penyebab, contoh menelusuri angka, dan langkahnya di iPhone atau iPad.

7 penyebab selisih stok dan cara mencegahnya

Perhatikan arah selisihnya. Bila stok di aplikasi lebih besar dari fisik, ada barang keluar yang tidak tercatat. Bila lebih kecil, ada barang masuk yang tidak tercatat.

1. Barang masuk tidak dicatat

Barang datang dari supplier, langsung ditata di rak, tapi pembeliannya tidak diinput. Akibatnya stok di aplikasi lebih kecil dari stok di rak, dan barang bisa tampak "habis" padahal ada.

Cara mencegah: catat pembelian saat barang datang, sebelum dus dibuka. Simpan nota supplier di satu map dan tunjuk satu orang yang bertanggung jawab mencatat barang masuk.

2. Dijual lewat item manual padahal produknya ada

Kasir sedang buru-buru, produknya tidak ketemu di daftar, lalu menjualnya sebagai item manual. Uangnya tercatat, tapi stok produk itu tidak berkurang. Hasilnya stok di aplikasi lebih besar dari fisik.

Cara mencegah: buat aturan bahwa item manual hanya untuk barang yang belum diinput, jasa, atau uang masuk di luar produk. Setiap kali item manual dipakai untuk barang baru, tambahkan produknya hari itu juga.

3. Salah satuan: dus dan pcs tertukar

Pembelian 2 dus air mineral isi 24 dicatat sebagai 2 botol, sehingga stok di aplikasi 46 botol lebih sedikit dari fisik. Sebaliknya, penjualan 1 dus dicatat sebagai 1 botol, sehingga stok aplikasi lebih besar 23 botol dari seharusnya.

Cara mencegah: simpan stok selalu dalam satuan terkecil, lalu buat satuan dus atau pak dengan isi dan barcode sendiri. Caranya dijelaskan di panduan harga grosir dan eceran per dus dan per pcs.

4. Retur, rusak, atau kedaluwarsa tidak dicatat

Barang penyok dibuang, susu kedaluwarsa ditarik, atau barang dikembalikan ke supplier, tapi tidak ada yang mencatat. Stok di aplikasi jadi lebih besar dari fisik.

Cara mencegah: siapkan satu kotak khusus barang rusak dan kedaluwarsa. Catat pengurangannya saat barang masuk kotak, jangan menunggu akhir bulan.

5. Barang dipakai sendiri

Gula untuk dapur rumah, mi untuk makan siang karyawan, atau kantong plastik untuk keperluan toko. Jumlahnya kecil, tapi kalau terjadi setiap hari, selisihnya terasa di akhir bulan.

Cara mencegah: sepakati aturan "ambil berarti catat". Barang yang dipakai sendiri dicatat sebagai pengurangan stok, atau dibayar seperti pembeli biasa.

6. Salah input saat opname

Varian yang mirip tertukar, misalnya ukuran 600 ml dan 1,5 L. Bisa juga angka salah ketik atau satu rak terhitung dua kali. Tandanya, selisih muncul lalu "hilang" di opname berikutnya dengan arah berlawanan.

Cara mencegah: opname berdua, satu menghitung dan satu mencatat, lalu hitung ulang produk yang selisihnya besar. Langkah lengkapnya ada di panduan cara stok opname.

7. Kehilangan

Barang diambil pembeli tanpa dibayar, salah kirim, atau hilang tanpa jejak. Ini penyebab yang paling tidak enak, jadi pastikan enam penyebab lain sudah dicek sebelum menyimpulkan barang hilang.

Cara mencegah: letakkan barang kecil bernilai tinggi dekat meja kasir, jaga agar rak terlihat dari kasir, dan hitung barang rawan lebih sering. Untuk urusan uang dan transaksi, baca juga cara mencegah kecurangan kasir dengan aturan yang adil.

Cara menelusuri selisih stok lewat riwayat

Setiap produk punya rumus yang sama: Awal + Masuk − Keluar = Akhir. Bila stok akhir menurut catatan berbeda dengan hitungan fisik, cari di bagian mana angkanya tidak cocok.

Contoh untuk air mineral 600 ml selama bulan Oktober:

Hitungannya: 120 + 48 − 35 = 133, karena keluar 35 botol terdiri dari 33 terjual dan 2 rusak. Fisiknya 109, jadi selisih 109 − 133 = −24 botol.

Angka 24 sama persis dengan isi satu dus. Ini petunjuk kuat: kemungkinan ada satu dus yang terjual lewat item manual, atau satu dus yang dicatat masuk padahal belum datang.

Urutan menelusuri yang bisa Anda pakai:

1. Pastikan hitungan fisik benar. Hitung ulang, termasuk stok di gudang dan di bawah meja.
2. Cocokkan barang masuk dengan nota supplier. Jumlah dus di nota harus sama dengan yang dicatat.
3. Periksa transaksi di sekitar tanggal mencurigakan. Cari penjualan dengan item manual atau jumlah yang janggal.
4. Baca pola angkanya. Selisih kelipatan isi dus biasanya masalah satuan. Selisih kecil yang muncul terus biasanya barang dipakai sendiri, rusak, atau hilang.
5. Tanyakan ke tim tanpa menuduh. Sering kali ada yang ingat, misalnya "kemarin ada yang borong satu dus".

Mengatasi selisih stok di KasirPOS (iPhone/iPad)

KasirPOS adalah aplikasi kasir iPhone dan iPad yang mencatat setiap perubahan stok sebagai riwayat: penjualan, pembelian, opname, dan retur. Riwayat inilah bahan utama untuk menelusuri selisih.

Lihat riwayat stok per produk

Di tab Produk, buka produknya lalu pilih Riwayat Stok. Anda bisa melihat kapan stok bertambah atau berkurang dan karena apa. Untuk semua produk sekaligus, buka Lainnya › Stok, Pembelian & Opname › Riwayat Stok Semua Produk.

Pakai Laporan Stok untuk satu periode

Laporan Stok di menu yang sama menampilkan Awal, Masuk, Keluar, dan Akhir untuk tiap produk. Bentuknya mirip tabel contoh di atas, jadi Anda tinggal membandingkan angka Akhir dengan hitungan fisik.

Catat barang masuk dan barang keluar non-penjualan

Barang dari supplier dicatat lewat Lainnya › Stok, Pembelian & Opname › Pembelian / Stok Masuk. Barang rusak, kedaluwarsa, atau dipakai sendiri dicatat per produk lewat Sesuaikan / Opname Stok di halaman produk, lalu tulis alasannya di catatan.

Kapan memakai Periksa & Perbaiki Stok

Menu Lainnya › Stok, Pembelian & Opname › Periksa & Perbaiki Stok menghitung ulang angka stok setiap produk dari riwayatnya. Gunanya bila angka stok sebuah produk tidak cocok dengan jumlah riwayatnya sendiri.

Menu ini tidak menghitung barang di rak. Kalau barangnya memang hilang atau rusak tanpa dicatat, riwayatnya juga tidak tahu. Untuk menyamakan aplikasi dengan rak, Anda tetap perlu stok opname.

Pantau stok menipis

Isi Stok Minimum di setiap produk agar aplikasi memberi peringatan stok menipis. Daftarnya ada di Lainnya › Stok, Pembelian & Opname › Stok Menipis. Stok yang sering tiba-tiba habis padahal di aplikasi masih ada adalah tanda selisih yang perlu dicek.

Bagian bantuan tentang menu produk dan stok ada di halaman bantuan KasirPOS.

Kebiasaan kecil agar stok tetap cocok

• Catat pembelian saat barang datang, bukan nanti malam.
• Biasakan scan barcode dengan iPhone atau scanner di kasir supaya produk yang dijual selalu tepat, bukan item manual.
• Bedakan barcode dus dan barcode pcs.
• Catat barang rusak, kedaluwarsa, retur, dan dipakai sendiri pada hari yang sama.
• Opname bergilir setiap minggu untuk satu atau dua rak.
• Bahas selisih sebagai masalah proses, bukan untuk mencari kambing hitam.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Kenapa stok di aplikasi kasir beda dengan stok di rak?

Biasanya karena ada barang masuk atau keluar yang tidak tercatat. Contohnya pembelian belum diinput, barang dijual lewat item manual, salah satuan dus dan pcs, barang rusak atau dipakai sendiri tidak dicatat, salah input saat opname, atau barang hilang. Telusuri lewat riwayat stok produk itu, lalu samakan dengan stok opname.

Berapa selisih stok yang masih wajar?

Tidak ada angka yang berlaku untuk semua toko. Lebih berguna menghitung selisih dalam rupiah, lalu membandingkannya dari bulan ke bulan. Bila nilainya naik atau selisih terus muncul di produk yang sama, ada proses yang perlu dibenahi. Tentukan sendiri batas toleransi yang masuk akal untuk toko Anda.

Apakah Periksa & Perbaiki Stok di KasirPOS menyamakan stok dengan barang di rak?

Tidak. Periksa & Perbaiki Stok menghitung ulang angka stok dari riwayat yang tercatat di iPhone atau iPad, sehingga angka stok cocok dengan riwayatnya. Barang yang hilang atau rusak tanpa dicatat tidak bisa diketahui dari riwayat. Untuk menyamakan stok aplikasi dengan barang di rak, lakukan stok opname.

Bagaimana cara mencatat barang rusak agar stok tidak selisih?

Catat pengurangan stok pada hari barang rusak ditemukan, lengkap dengan alasannya. Di KasirPOS untuk iPhone dan iPad, buka produk di tab Produk, pilih Sesuaikan / Opname Stok, kurangi jumlahnya, dan tulis alasannya. Perubahan ini masuk ke riwayat stok sehingga mudah dilacak saat opname berikutnya.