KasirPOS
Cara Stok Opname Toko Kelontong, Lengkap dengan Contoh Form
Cara stok opname untuk toko kelontong: kapan dilakukan, persiapan, langkah menghitung, contoh form opname, dan cara menindaklanjuti selisih stok.
Cara stok opname yang praktis untuk toko kecil: pilih jam sepi, hitung fisik setiap barang di rak dan gudang, bandingkan dengan stok di catatan atau aplikasi, lalu catat selisih beserta alasannya. Lakukan rutin, misalnya sebulan sekali, atau bergilir per rak supaya toko tidak perlu tutup seharian.
Di bawah ada contoh form stok opname yang bisa langsung Anda tiru, cara membaca selisihnya, dan cara mengerjakannya sambil memegang iPhone atau iPad di depan rak.
Apa itu stok opname dan kenapa penting
Stok opname adalah kegiatan menghitung jumlah fisik barang, lalu mencocokkannya dengan jumlah di catatan. Sebagian orang menulisnya "stock opname". Maksudnya sama.
Tujuannya sederhana: tahu barang yang benar-benar ada. Angka stok yang benar membuat Anda belanja ulang tepat waktu, tidak menumpuk barang yang lambat laku, dan bisa menghitung laba dengan jujur.
Opname juga cara untuk menemukan kebocoran. Barang rusak yang tidak dicatat, barang masuk yang lupa diinput, atau barang yang hilang akan muncul sebagai selisih.
Kapan sebaiknya stok opname dilakukan
Tidak ada jadwal yang wajib. Pilih pola yang sanggup Anda jalankan terus, bukan yang paling ideal di atas kertas.
- Opname penuh sebulan sekali. Semua barang dihitung, biasanya di akhir bulan. Cocok untuk toko dengan jumlah barang yang tidak terlalu banyak.
- Opname bergilir per kategori atau rak. Setiap minggu hitung satu atau dua rak saja, misalnya Senin rak minuman dan Kamis rak sembako. Dalam sebulan semua rak tetap terhitung, tapi kerjanya ringan.
- Lebih sering untuk barang rawan. Barang bernilai tinggi atau cepat laku, seperti beras, minyak goreng, dan susu, layak dihitung tiap minggu.
- Saat ada perubahan. Sebelum mulai memakai aplikasi kasir, saat ganti karyawan yang memegang gudang, atau setelah selisih besar ditemukan.
Persiapan sebelum menghitung
Persiapan yang baik membuat opname selesai lebih cepat dan hasilnya bisa dipercaya.
- Pilih jam sepi. Pagi sebelum buka atau malam setelah tutup. Bila harus saat buka, hitung rak yang jarang dibeli dulu.
- Bereskan catatan dulu. Pastikan semua barang masuk dan penjualan hari itu sudah tercatat. Barang yang baru datang tapi belum diinput akan langsung jadi selisih.
- Siapkan daftar barang. Urutkan sesuai letak rak supaya tidak bolak-balik.
- Satu orang menghitung, satu orang mencatat. Penghitung menyebut angka dengan jelas, pencatat mengulanginya. Cara ini mengurangi salah dengar dan salah tulis.
- Rapikan rak. Satukan barang yang sama di satu tempat dan pisahkan barang rusak atau kedaluwarsa.
- Sepakati satuan. Hitung dalam satuan terkecil yang dipakai di catatan, misalnya pcs. Dus tertutup dikali isinya: 3 dus isi 40 ditambah 17 pcs lepas berarti 137 pcs.
Cara stok opname langkah demi langkah
- Mulai dari satu rak. Hitung urut dari kiri ke kanan, atas ke bawah. Tandai rak yang sudah selesai, misalnya dengan kertas tempel.
- Ikutkan stok cadangan. Barang di gudang, di bawah meja, atau di etalase depan tetap dijumlahkan ke produk yang sama.
- Catat hitungan fisik tanpa melihat angka catatan. Penghitung sebaiknya tidak tahu angka di catatan, supaya tidak tergoda "menyamakan".
- Bandingkan dan hitung selisih. Rumusnya: Selisih = Hitungan fisik − Stok di catatan. Minus berarti barang kurang, plus berarti barang lebih.
- Hitung ulang yang selisihnya besar. Minta orang lain menghitung ulang produk itu sebelum dianggap final.
- Simpan hasil dan perbarui stok. Angka hasil opname menjadi stok baru, dan alasan selisih dicatat.
Contoh form stok opname toko kelontong
Form opname cukup punya lima kolom. Contoh di bawah memakai angka rekaan untuk toko kelontong.
| Produk | Stok di aplikasi | Hitungan fisik | Selisih | Keterangan |
|---|---|---|---|---|
| Beras 5 kg | 24 karung | 23 karung | −1 | 1 karung sobek, rusak |
| Minyak Goreng 1 L | 36 botol | 36 botol | 0 | Sesuai |
| Gula Pasir 1 kg | 40 pcs | 42 pcs | +2 | Barang masuk belum dicatat |
| Mi Instan Goreng | 120 pcs | 114 pcs | −6 | Belum diketahui, telusuri riwayat |
| Susu Kental Manis | 30 kaleng | 28 kaleng | −2 | Kedaluwarsa, ditarik dari rak |
Selisih minus lebih penting dihitung dalam rupiah. Misalkan modal beras Rp 68.000 per karung, mi instan Rp 2.800 per bungkus, dan susu kental manis Rp 11.000 per kaleng.
Nilai barang yang berkurang: Rp 68.000 + (6 × Rp 2.800) + (2 × Rp 11.000) = Rp 68.000 + Rp 16.800 + Rp 22.000 = Rp 106.800. Angka rupiah membantu Anda memilih selisih mana yang perlu ditelusuri lebih dulu.
Menindaklanjuti selisih hasil opname
Opname belum selesai kalau selisihnya hanya ditulis. Setiap selisih perlu alasan, karena alasan itulah yang memberi tahu apa yang harus diperbaiki.
- Rusak. Kemasan sobek, penyok, atau basah. Catat sebagai pengurangan stok dan cek cara penyimpanannya.
- Kedaluwarsa. Tarik dari rak dan catat. Bila sering terjadi pada produk yang sama, kurangi jumlah belanjanya.
- Hilang. Selisih minus tanpa penjelasan. Catat dan pantau di opname berikutnya. Jangan langsung menuduh siapa pun.
- Salah catat. Barang masuk belum diinput, salah satuan dus dan pcs, atau terjual lewat item manual. Ini selisih "di atas kertas", barangnya sebenarnya tidak hilang.
Selisih yang belum jelas sebabnya bisa dilacak lewat riwayat stok. Panduan lengkapnya ada di artikel penyebab selisih stok dan cara mengatasinya.
Kalau selisih sering muncul karena salah satuan, rapikan dulu cara menjual per dus dan per pcs. Penjelasannya ada di panduan harga grosir dan eceran.
Tips: Simpan hasil opname setiap bulan. Selisih kecil yang muncul berulang pada produk yang sama lebih berarti daripada satu selisih besar yang terjadi sekali.
Cara stok opname di KasirPOS (iPhone/iPad)
KasirPOS adalah aplikasi kasir iPhone dan iPad yang gratis dan bisa dipakai tanpa internet. Opname bisa dikerjakan langsung di depan rak, tanpa form kertas.
Opname banyak produk sekaligus
Buka Lainnya › Stok, Pembelian & Opname › Stok Opname. Isi hitungan fisik untuk produk yang sudah dihitung, lalu simpan. Hasilnya tercatat sebagai riwayat opname.
Opname satu produk
Di tab Produk, buka produknya lalu pilih Sesuaikan / Opname Stok. Cara ini cocok untuk opname bergilir atau saat Anda menemukan satu barang yang angkanya janggal. Di layar ini ada kolom catatan untuk menulis alasan selisih, misalnya "2 kaleng kedaluwarsa".
Cek riwayat dan laporan stok
Setiap perubahan stok tercatat sebagai riwayat: penjualan, pembelian, opname, dan retur. Lihat per produk lewat menu Riwayat Stok di halaman produk, atau semua produk lewat Lainnya › Stok, Pembelian & Opname › Riwayat Stok Semua Produk.
Untuk ringkasan per periode, buka Laporan Stok di menu yang sama. Laporan ini menampilkan Awal, Masuk, Keluar, dan Akhir untuk setiap produk.
Menghitung sambil memegang iPhone atau iPad
Bawa iPhone ke rak. Pencatat memegang iPhone dan mengetik angka, penghitung fokus menghitung tanpa melihat layar. Di toko yang memakai iPad di meja kasir, iPad juga bisa dibawa ke rak; layarnya yang lebar memudahkan membaca daftar produk.
Belum punya daftar produk di aplikasi? Masukkan sekaligus lewat import produk dari Excel, lalu jadikan opname pertama sebagai stok awal. Panduan singkat menu produk juga ada di halaman bantuan.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apa bedanya stok opname dengan cek stok biasa?
Cek stok biasa hanya melihat sisa barang, misalnya untuk tahu kapan harus belanja. Stok opname menghitung fisik barang secara teliti lalu membandingkannya dengan catatan, mencatat selisih, dan memperbarui angka stok. Hasil opname menjadi dasar stok yang dipercaya untuk laporan dan pembelian berikutnya, baik dicatat di buku maupun di aplikasi kasir di iPhone atau iPad.
Stok opname sebaiknya dilakukan berapa kali?
Untuk toko kelontong, opname penuh sebulan sekali adalah titik awal yang masuk akal. Bila jumlah barang banyak, pakai opname bergilir: setiap minggu hitung satu atau dua rak sehingga semua rak terhitung dalam sebulan. Barang bernilai tinggi atau cepat laku sebaiknya dihitung lebih sering, misalnya setiap minggu.
Bagaimana cara stok opname di iPhone tanpa komputer?
Di KasirPOS, buka Lainnya, lalu Stok, Pembelian & Opname, lalu Stok Opname. Isi hitungan fisik untuk setiap produk yang sudah dihitung, lalu simpan. Untuk satu produk saja, buka produknya di tab Produk dan pilih Sesuaikan / Opname Stok. Semua dikerjakan di iPhone atau iPad, tanpa komputer dan tanpa internet.
Apa yang harus dilakukan jika hasil stok opname tidak sama dengan catatan?
Hitung ulang dulu produk yang selisihnya besar, sebaiknya oleh orang lain. Bila tetap berbeda, cari alasannya: rusak, kedaluwarsa, barang masuk belum dicatat, salah satuan, atau hilang. Catat alasan itu bersama hasil opname. Selisih yang belum jelas bisa ditelusuri lewat riwayat stok produk tersebut.
Apakah toko harus tutup saat stok opname?
Tidak harus. Lakukan opname penuh sebelum buka atau setelah tutup, atau pakai opname bergilir per rak saat toko sepi. Yang penting, rak yang sedang dihitung tidak bercampur dengan transaksi yang belum tercatat. Bila ada penjualan barang dari rak itu di tengah hitungan, catat dan perhitungkan sebelum menyimpan hasil.
