Pencatatan Pembayaran QRIS dan Tunai: Cara Mencocokkan Uang Harian

Pencatatan pembayaran QRIS yang rapi dimulai dari satu kebiasaan: setiap transaksi dicatat bersama metode bayarnya, entah tunai, QRIS, transfer, atau e-wallet. Di akhir hari, jumlahkan per metode, lalu cocokkan dengan uang di laci, riwayat QRIS, dan mutasi rekening. Kalau angkanya sama, tidak ada uang yang hilang atau salah catat.

Langkahnya sederhana, tapi sering terlewat saat toko ramai. Di bawah ini ada urutan kerjanya, contoh rekap harian, cara menemukan selisih, dan cara mencatatnya di iPhone atau iPad.

Kenapa uang QRIS dan tunai sulit dicocokkan

Dulu semua uang warung ada di laci. Sekarang uangnya tersebar di beberapa tempat: tunai di laci, QRIS di akun penyedia QRIS atau rekening, transfer di rekening bank, dan sebagian di e-wallet. Tidak ada satu tempat yang menunjukkan totalnya.

Akibatnya, selisih kecil sering tidak ketahuan. Penyebab yang paling sering:

• Kasir memilih metode yang salah, misalnya pembeli bayar tunai tapi tercatat QRIS.
• Pembayaran campuran dicatat sebagai satu metode saja.
• Pembayaran QRIS gagal, tapi pembeli sudah pergi dan transaksi dianggap lunas.
• Pembeli menunjukkan bukti transfer, tapi uangnya tidak pernah masuk.
• Uang laci dipakai membeli es batu atau gas tanpa dicatat.

Notifikasi QRIS dan bank juga sering masuk ke HP pemilik, bukan ke kasir. Karena itu, pencocokan perlu dilakukan dengan sengaja di akhir hari, bukan mengandalkan ingatan.

Langkah 1: catat metode bayar di setiap transaksi

Pilih metode bayar saat transaksi terjadi, bukan diingat-ingat setelahnya. Di buku catatan, tambahkan satu kolom metode. Di aplikasi kasir, pilih metode di layar pembayaran.

Buat daftar metode sesuai yang benar-benar Anda terima, misalnya Tunai, QRIS, Transfer Bank, Kartu Debit, dan E-wallet. Kalau toko punya dua rekening, buat dua metode terpisah, misalnya "Transfer Rek. Toko" dan "Transfer Rek. Kedua", agar masing-masing mudah dicocokkan dengan mutasinya.

Sebaiknya semua pembayaran nontunai masuk ke QRIS atau rekening atas nama toko, bukan rekening pribadi. Uang pribadi dan uang toko yang tercampur membuat cara menghitung keuntungan warung jadi kacau.

Langkah 2: catat bayar campuran tunai dan QRIS dengan benar

Pembeli sering membayar sebagian tunai dan sisanya QRIS. Contohnya belanja Rp 85.000, dibayar Rp 50.000 tunai dan Rp 35.000 lewat QRIS. Catat sebagai dua pembayaran dalam satu transaksi: Tunai Rp 50.000 dan QRIS Rp 35.000.

Kalau seluruhnya dicatat tunai, di akhir hari laci akan tampak kurang Rp 35.000 dan catatan QRIS kurang Rp 35.000 dari riwayatnya. Kasir bisa dicurigai, padahal hanya salah catat.

Kalau pembeli membayar kurang dan sisanya dihutang, catat kekurangannya atas nama pelanggan. Caranya dibahas di panduan cara mencatat utang pelanggan.

Langkah 3: rekap pembayaran harian dan cocokkan per metode

Setelah toko tutup, jumlahkan penjualan per metode bayar. Lalu cocokkan setiap baris dengan sumbernya masing-masing. Contoh rekap satu hari:

Mencocokkan uang tunai

Uang di laci seharusnya sama dengan modal awal ditambah penjualan tunai, dikurangi uang yang diambil dari laci. Kalau modal awal Rp 200.000 dan Rp 20.000 dipakai membeli es batu, uang laci seharusnya Rp 200.000 + Rp 1.285.000 − Rp 20.000 = Rp 1.465.000.

Mencocokkan QRIS, transfer, dan e-wallet

Buka riwayat transaksi di aplikasi penyedia QRIS, aplikasi bank, dan aplikasi e-wallet, lalu jumlahkan transaksi masuk hari itu. Bandingkan dengan angka di kolom "Tercatat di kasir".

Contoh menemukan selisih

Misalnya QRIS tercatat Rp 612.500, tapi riwayat QRIS hanya Rp 577.500. Selisihnya Rp 35.000. Ternyata laci dihitung Rp 1.500.000, lebih Rp 35.000 dari seharusnya. Artinya ada transaksi Rp 35.000 yang dibayar tunai tapi tercatat QRIS. Uangnya aman, catatannya yang perlu diperbaiki.

Kalau laci tidak lebih, kemungkinan pembayaran QRIS itu gagal atau belum masuk. Cari transaksinya berdasarkan jam dan nominal, lalu tanyakan ke kasir yang melayani.

Waspadai bukti transfer palsu

Tangkapan layar bukti transfer atau layar "pembayaran berhasil" di HP pembeli mudah dibuat atau diedit. Jangan jadikan itu patokan.

• Cek di perangkat Anda sendiri. Pastikan ada notifikasi atau mutasi masuk di aplikasi bank atau aplikasi penyedia QRIS milik toko sebelum barang diserahkan.
• Cocokkan nominal dan waktunya. Nominal yang mirip belum tentu transaksi yang sama.
• Atur alur untuk kasir. Kalau notifikasi masuk ke HP pemilik, tentukan cara kasir mengecek pembayaran. Beberapa penyedia QRIS punya notifikasi atau suara saat pembayaran masuk; tanyakan ke penyedia Anda.
• Tetap cek saat ramai. Penipuan sering terjadi justru saat antrean panjang dan kasir terburu-buru.

Pembahasan lebih luas tentang celah di meja kasir ada di artikel cara mencegah kecurangan kasir.

Pencatatan pembayaran QRIS di KasirPOS (iPhone/iPad)

Satu hal perlu jelas dulu: KasirPOS tidak memproses pembayaran. Aplikasi ini hanya mencatat metode bayarnya. QRIS tetap memakai QRIS dari bank atau penyedia Anda, dan uangnya masuk langsung ke QRIS atau rekening toko sendiri, tidak lewat KasirPOS.

Cara mencatat transaksi QRIS di aplikasi kasir ini:

1. Atur daftar metode bayar. Buka Lainnya › Metode Pembayaran, tambahkan metode yang Anda terima, misalnya e-wallet atau rekening kedua, dan hapus yang tidak dipakai.
2. Pilih metode saat bayar. Di layar Pembayaran, pilih Tunai, QRIS, Transfer Bank, atau metode lain. Untuk tunai, ada tombol uang pas dan nominal cepat, dan kembalian dihitung otomatis.
3. Bayar campuran. Isi jumlah untuk metode pertama, lalu ketuk Tambah metode bayar lain untuk sisanya, misalnya sebagian tunai dan sebagian QRIS. Kalau pembeli membayar kurang, pilih pelanggannya, dan sisanya otomatis tercatat di Buku Utang atas namanya.
4. Rekap harian. Buka tab Laporan, pilih periode hari ini, lalu lihat rincian per metode pembayaran. Angka ini yang dicocokkan dengan laci, riwayat QRIS, dan mutasi bank.
5. Perbaiki bila salah pilih. Buka transaksinya di tab Transaksi dan gunakan Edit Transaksi. Nama kasir tercatat di setiap transaksi, jadi Anda tahu siapa yang perlu diajak bicara.

Untuk uang laci, catat modal awal di buku kecil setiap pagi. Saat tutup, hitung uang laci dan bandingkan dengan modal awal ditambah penjualan tunai di tab Laporan, dikurangi uang yang diambil dari laci.

KasirPOS gratis untuk iPhone dan iPad, berjalan tanpa internet, dan datanya tersimpan di perangkat Anda. Penjelasan lengkap fitur lainnya ada di panduan aplikasi kasir iPhone.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Bagaimana cara mencatat transaksi QRIS di aplikasi kasir?

Setelah pembeli membayar lewat QRIS toko dan pembayaran terlihat masuk di aplikasi penyedia QRIS, pilih QRIS sebagai metode bayar di layar pembayaran aplikasi kasir. Di akhir hari, buka laporan per metode pembayaran dan cocokkan totalnya dengan riwayat transaksi QRIS. Di KasirPOS untuk iPhone dan iPad, rincian ini ada di tab Laporan.

Apakah KasirPOS bisa menerima pembayaran QRIS?

Tidak. KasirPOS tidak memproses pembayaran QRIS atau kartu, hanya mencatat metode bayarnya. Anda tetap memakai QRIS dari bank atau penyedia sendiri, dan uangnya masuk langsung ke rekening atau akun QRIS toko. KasirPOS membantu merekap berapa penjualan yang dibayar lewat QRIS agar mudah dicocokkan.

Bagaimana cara mencocokkan uang QRIS dengan catatan penjualan?

Jumlahkan penjualan yang tercatat dengan metode QRIS pada hari itu, lalu bandingkan dengan riwayat transaksi masuk di aplikasi penyedia QRIS. Kalau ada selisih, cari transaksinya berdasarkan jam dan nominal. Sering kali selisih muncul karena kasir salah memilih metode, dan uangnya ternyata ada di laci.

Bagaimana mencatat pembayaran campuran tunai dan QRIS?

Catat sebagai dua pembayaran dalam satu transaksi. Misalnya belanja Rp 85.000 dibayar Rp 50.000 tunai dan Rp 35.000 lewat QRIS. Dengan begitu, rekap tunai cocok dengan uang di laci dan rekap QRIS cocok dengan riwayat QRIS. Aplikasi kasir seperti KasirPOS di iPhone mendukung bayar campuran dalam satu transaksi.

Kenapa uang QRIS yang masuk ke rekening lebih kecil dari penjualan?

Biasanya karena biaya layanan dari penyedia QRIS atau karena sebagian dana belum dicairkan. Besarnya biaya dan jadwal pencairan berbeda antarpenyedia, jadi tanyakan langsung ke penyedia QRIS atau bank Anda. Untuk mencocokkan penjualan, pakai riwayat transaksi QRIS, bukan jumlah dana yang cair.